圓桌會議的運(yùn)作方式

　　圓桌會議的運(yùn)作實(shí)質(zhì)上就是通過發(fā)揮圓桌會議的功能，充分調(diào)動(dòng)人的積極性，提高機(jī)構(gòu)的效能，實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)型領(lǐng)導(dǎo)班子共同目標(biāo)的過程。我們認(rèn)為，圓桌會議的運(yùn)作方式重點(diǎn)在于做好信息處理、有效反饋和全息溝通。

　　1.信息處理

　　信息處理是現(xiàn)代認(rèn)知學(xué)的重要內(nèi)容，在各種情況下預(yù)見可能發(fā)生的事情的能力、制定計(jì)劃的想像力等很大程度上反映了信息處理的質(zhì)量，它決定了采取的是明智還是愚蠢的行動(dòng)。圓桌會議的信息處理主要有分析和聯(lián)合兩種方法。分析法是對與會成員提供的信息進(jìn)行逐個(gè)解析，區(qū)別它們之間的異同，擇取最富有建設(shè)性的信息；聯(lián)合法基于集體交流的智能最大化而采取的一種信息處理方法，它是將許多個(gè)別信息聚集在一起，讓其相互對比、碰撞，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的信息處理方法。做好信息處理需要做到：尋找充滿創(chuàng)造性的觀點(diǎn)；預(yù)測有前景的短期結(jié)果和長期結(jié)果；根據(jù)重要因素，對各種選擇的觀點(diǎn)和預(yù)測的結(jié)果進(jìn)行評估；權(quán)衡各方面因素，系統(tǒng)地判斷應(yīng)該進(jìn)行的行動(dòng)。總之，與會成員必須搜集和提供信息，避免視角的狹隘，在復(fù)雜的形勢下應(yīng)對各種因素，選擇切實(shí)可行的行動(dòng)路線。

　　2.有效反饋

　　行為心理和認(rèn)知習(xí)慣的研究表明，行為的改進(jìn)取決于反饋。為了讓與會成員個(gè)體行動(dòng)和會議進(jìn)行得更有成效，圓桌會議需要有效反饋。在與會成員共同思考問題時(shí)，肯定有時(shí)會意見不一，并相互表達(dá)自己的觀點(diǎn)，從別人那里得到反饋往往是避免失去判斷力和客觀性的有效途徑。圓桌會議的有效反饋有三種方式，即反思式反饋、褒貶式反饋和解構(gòu)式反饋。反思式反饋是在與會人員之間展開討論。褒貶式反饋需要事先對與會成員表明一定的期望，期望的內(nèi)容緊密聯(lián)系會議的議題。通常夸獎(jiǎng)帶有積極的象征性行為，有助于有效的信息處理；批評意味著確保能夠有的放矢地針對某項(xiàng)錯(cuò)誤決策進(jìn)行有效矯正。解構(gòu)式反饋提供了更具交互性的解決問題的方式，并打開了在其他情況下往往關(guān)閉的渠道，有著非常高的正確程度和更開放的交流方式。

　　3.全息溝通

　　所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將思想和信息由一個(gè)人傳達(dá)給另一個(gè)人，逐漸廣泛傳播的過程。著名組織管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個(gè)組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”.在一定意義上，沒有溝通，就沒有會議。對于學(xué)習(xí)型領(lǐng)導(dǎo)班子而言，舉行圓桌會議需要全息溝通。全息溝通對于圓桌會議的作用是多方面的，其中較突出的有兩點(diǎn)：一是有助于作出決策。圓桌會議上進(jìn)行決策會涉及干什么、怎么干、何時(shí)干等問題。遇到這些需要解決的問題，與會成員要通過溝通獲取大量的信息情報(bào)，然后進(jìn)行決策；二是促使領(lǐng)導(dǎo)班子協(xié)調(diào)有效地舉行會議。與會成員的職務(wù)是相互依存的，依存性越大，對協(xié)調(diào)的需要越高，而協(xié)調(diào)只有通過溝通才能實(shí)現(xiàn)。沒有全方位的溝通，與會成員之間存在著隔膜，對整個(gè)會議效果造成負(fù)面影響。

　　全息溝通要講究一定的藝術(shù)：首先，必須目的明確、思路清晰、注意表達(dá)方式。尤其要實(shí)心實(shí)意聽取不同意見，建立溝通雙方的信任和感情。其次，要選擇有利的時(shí)機(jī)，采取適宜的方式。在不同情況下要采取不同的溝通方式，要抓住最有利的溝通時(shí)機(jī)。再次，溝通要與會成員之間的信任度。另外，溝通要講究“聽”和“說”的藝術(shù)。溝通過程中，相互主動(dòng)聽取意見；要善解人意，體味對方的情感變化和言外之意，做到心領(lǐng)神會。不僅要會聽，還得會說，會表達(dá)自己的意見。在表達(dá)自己的意見時(shí)，要誠懇謙虛。