大型汽車博覽會新聞發布會籌備方案

　　1、發布會場環境標準

　　1）場地選擇：企業的新聞發布會通常選擇在3星級-5星級的賓館或新聞中心等地舉行，根據會議邀請人員的級別和重要程度決定賓館的級別；

　　一般選擇能夠容納100人左右的新聞發布會場地，會場外應有泊車位；

　　發布會場地應該有足夠的空間布置1排主席臺（6-7人）、1-2排前排嘉賓席，以及足夠座席與參會人數相匹配；

　　會場應留有安放背景板的位置和相應的背景板支架，一般專業酒店的會場會提供這類設施，如果酒店不能提供，則需要與酒店溝通，通過租賃或制作等方式準備背景板支架，要求酒店給予相應配合；

　　矩形會場，且會場中央無影響聽眾視線的柱子或其它障礙物；

　　有重要嘉賓參與的會議還需要準備一間單獨的貴賓休息室，供貴賓在會議前后休息以及進行重要專訪之用。

　　2）音響設備：音響控制室能夠順利播放各類背景音樂，同時能夠兼容現有的存儲介質（如磁帶、CD、VCD、DVD等）；

　　音響控制室留有與筆記本電腦音頻接口，并有足夠長的電纜；

　　至少保證有1個固定麥克風，2個移動麥克風，麥克風的聲音沒有雜音，并有備用的麥克風；

　　以上所有的音響設備的音量大小適宜，保證會場每個角落都能清楚地聽到聲音。

　　3）投影設備：擁有固定可升降的投影幕布，同時根據實際需要，備有1-2個活動投影幕布，最好采用1.8m*1.8m的大投影幕布；

　　配備相應數量的投影儀，采用流明數（亮度的參數）大的投影儀，用投影儀具體的大小和數量，以坐在會場后排的來賓能夠較看清屏幕為原則。

　　投影儀和電腦之間的數據線接口能夠匹配，同時有足夠長度的電纜。提前一天抵達現場，調試設備。

　　茶水聯絡或購買

　　一般而言，會場都會提供茶水，假如預定的會場沒有茶水提供，則需聯絡購買。以小支礦泉水為宜，避免浪費。

　　2、確認參會人員：注意與嘉賓保持聯絡，進一步確認他們的日程是否有變動，是否可以準時出席。

　　3、請柬準備、派送：根據嘉賓確認到會情況填寫請柬，指定專人一一登門派送。

　　4、中心宣傳資料準備

　　車展的宣傳資料提前撰寫、印刷/打印好，根據預計的到會人數準備若干份。并預留20份備用。

　　5、領導講話稿、新聞通稿、發布會后半程記者提問及答案的準備

　　1）領導講話稿：根據領導身份和發言方向，為需要提供講話稿的領導撰寫講話稿。按到會嘉賓人數打印若干份，提前一天完成。

　　2）新聞通訊稿。

　　至少提前一天完成新聞通稿、發布會后的提問稿的撰寫。新聞通稿包括：

　　消息：字數較短，一般在500~1000字左右，發布起來快，有的媒體在發布會結束不到一小時就已經出版。

　　通訊或綜述：篇幅較長，內容充實，一般是深度分析、重點報道、專訪。對消息無法涵蓋的內容進行詳細闡述。消息通常提供1篇即可，也可以用答記者問的形式來表現。

　　6、禮品準備：注意根據行業慣例，為到會的嘉賓準備禮品或禮金；為媒體記者準備車馬費，如有禮品，也可提供給記者，平面媒體記者車馬費200~300元，電視臺記者車馬費600~1000元/組。

　　7、資料和禮品裝袋：宣傳資料、新聞通稿、領導講話稿、禮品和禮金都準備好之后，則可進行裝袋，注意使用帶有車展標志的文件袋或手提袋。

　　資料必須整理妥當，按順序擺放，在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次為：

　　1、會議日程

　　2、新聞通稿

　　3、公司宣傳資料

　　4、禮品/禮金（或紀念品領用券）

　　5、發言人背景資料（含主要經歷、成就、頭銜等）

　　6、承辦方經理名片（新聞發布后進一步采訪、新聞發表后及時聯絡）

　　7、重要發言稿。對新聞記者有用的發言稿。比如，嘉賓的發言，領導的發言等（以對記者報道有益為標準）。

　　8、禮儀小姐的確定

　　由XX文化傳播有限公司舞美部挑選優秀學員擔任禮儀小姐；如無適當人員可擔任此工作，則聯絡專業禮儀公司，提供禮儀小姐4名。

　　2、布展物料準備，包括簽到臺、簽到本/簽到單、簽字筆、桌簽。

　　簽到臺：如條件允許，可準備一個長臺，或為嘉賓和媒體各準備一個短的簽到臺，注意臺面鋪設深紅或墨綠色金絲絨或其他面料，放置桌簽、簽到本/簽到單、簽字筆、名片盤。

　　簽到本/簽到單：一般為嘉賓準備紅色或撒金底色，面積為A4或16開的硬皮專用簽到本；為媒體記者準備簽到表。

　　簽字筆：為嘉賓和記者準備出水流暢的簽字筆。

　　桌簽：注意桌簽除嘉賓姓名牌之外，還應該準備指定座位范圍、簽到人員的標牌，如：媒體記者、企業代表、媒體簽到處、嘉賓簽到處等。