展覽會酒店服務的操作方式

　　協助預訂酒店是展覽會主辦單位為參展商提供的基本配套服務項目，因而一般的展覽會主辦單位都會提供此項服務。概括而言，常見的展覽會酒店服務主要有三種操作方式。

　　一、主辦單位自行安排

　　盡管都是主辦單位自行安排，但提供服務的程度不同，給參展商和專業觀眾帶來的感受也不一樣。有的展覽會組委會只在展前推薦一些展覽場館周邊的酒店；有的展覽會組委會不僅推薦酒店，而且只要是前來參加該展覽會的參展商和專業觀眾都能享受優惠的價格；有的主辦單位還會安排專人負責接受參展商和專業觀眾的預定，并在酒店大堂設置接待處，然后統一和酒店結算費用，排除部分主辦單位希望通過提供客房預訂來牟利的因素，這種方式能為參展商提供更加便利的服務。

　　一般來說，具體的操作方法是主辦單位在奇發給參展商的《參展商》或《服務指南》中附帶一些酒店的基本情況介紹（包括酒店名稱、地理位置、星級、價格等）和負責人的聯系方式，然后由參展商自行決定是否需要領訂。如果參展商需要此項預訂服務，便可以將附帶的酒店預訂表填好后，傳真或者發E-mail給指定的聯系人。

　　二、指定旅行代理商

　　在展覽會的酒店服務方面，這種操作方式比較流行。其基本程序為：展覽會主辦單位指定一家旅游公司，然后由該旅游公司為參展商和專業觀眾提供酒店店、票務（代訂、代送火車票或飛機票）、旅游和訂車等服務。指定旅行代理商一般會在展覽會現場設立接待臺，為現場與會人員提供相關旅行咨詢或預訂服務。

　　從理論上講，采用這種方式，展覽會組織者不僅能夠減輕自身的工作壓力更為關鍵的是能為參展商和觀眾提供更為專業的服務。但目前，不少國內展覽會主辦單位為了最大程度地盈利，因而不考慮自身的接待水平，將酒店預訂等配套服務都承攬下來，最后反倒給自己帶來了麻煩。當然，如果展覽會組織者有足夠的實力和豐富的旅游接待經驗，也可以自己安排參展商和專業觀眾的住宿或票務等事宜。

　　三、專業代理機構

　　隨著服務業的進一步分工，一些專業代理機構開始將大型會議和展覽會作為公司的主要業務，如酒店預訂網、會展商旅服務公司等。這些公司會主動與展覽會主辦單位聯系，并能夠提供優惠的價格和專業服務。