任何工作都會伴隨著一定的人力、物力的消耗,舉辦會議策劃活動也是如此,隨著會議節(jié)奏的日益緊密,如何降低會議預(yù)算,提高會議效率已成為每個會議人員的工作重心之一.

    一、時間就是金錢

    如果會議日期的安排具備一定的靈活性,那么十有八九能為你節(jié)約費用.考慮好每周和每年中酒店業(yè)務(wù)的高峰和低谷時期,將酒店需要"疲于應(yīng)付"的高峰時期找出來.

    二、坦誠溝通

    要了解對你的會議來說哪些是最重要的,列出輕重緩急.在你的需求建議書中,明確、直接地告知對方你認(rèn)為最重要的條件,將此條件作為競標(biāo)的內(nèi)容之一."如果某供應(yīng)商很長時間才作出回復(fù)或者表示無法和你合作,你要繼續(xù)和它溝通.他們需要先了解你的公司背景,然后才和你做這筆生意."精覺說.

    三、尋找價值點

    在經(jīng)濟疲軟時期,會議數(shù)量銳減,取消會議的情況經(jīng)常發(fā)生,這個時候要尋找酒店的優(yōu)惠條件.不要害怕詢問對方能夠提供什么優(yōu)惠條件."還有你的銷售代表不必一定要讓對方答應(yīng)所有條件,因為這些條件通常只是公司層面一廂情愿的想法."

    四、仔細(xì)觀察會議滿意度

    用顯微鏡來觀察會議吧,注意所有不能直接為會議滿意度或參會者體驗感"加分"的細(xì)節(jié)支出.幾位參會者注意到只是讓大家不使用瓶裝水就能節(jié)省一筆費用.在一次為期三天的會議中,一位協(xié)會的會議策劃者引以為豪地說,取消瓶裝水供應(yīng)為他節(jié)省了67,000美元.還有一個策略:通過提升優(yōu)勝者的住宿級別或者在會后增加旅行激勵獎的方法,將績效獎和會議預(yù)算結(jié)合在一起.

    五、選擇會議地點要有目的性

    會議地點和安排的活動要與公司要實現(xiàn)的目標(biāo)相匹配.一個高層管理者的舒心健體活動比傳統(tǒng)的度假旅游效果要好,而生態(tài)旅游和志愿者活動正在成為大家的期望所在."但是人們再也不想造自行車了,"精覺說."造自行車"指的是那些局限于酒店會議廳的活動.她說參會者喜歡融入他們所參觀的地方.密切關(guān)注匯率是另一個有目的地選擇會議地點的方法.精覺提醒說,很有具有異國風(fēng)情的目的地,比如南美、非洲和亞洲,經(jīng)濟實惠,性價比之高出人意料.

    六、按需采購

    在談判條件時,一些消費品,如會間咖啡和酒吧消費,要按人次計算.一位參會者指出,如果你真的吃剩下了,要記住這些剩余的東西都是你的.他要求將早餐剩余的食物在上午會間休息時使用,而剩余的甜品則用于晚上的宴會.還有一個小竅門:酒店一般都有儲存道具的房間,問一問道具間里有沒有能為你的會議或宴會增加生氣的東西,或許你能廉價或免費使用這些道具.

    七、重視距離問題

    國內(nèi)新建酒店和飯店陸續(xù)開業(yè)的很多,它們足以讓您的會議參與者和獎勵旅游參與者滿意而歸.就近選擇避免因倒時差而帶來的不適,還能讓國內(nèi)經(jīng)濟活起來,精覺說道.

    八、嘗試打包方案

    精覺注意到"今年推出全服務(wù)打包價格的酒店增加了很多,這種方式讓客戶能夠預(yù)見要花的費用."聽眾中有一位會議策劃者提醒大家說,有一點很重要,就是要知道哪些服務(wù)是包含在打包方案里的,哪些服務(wù)是不包含的,為此你自己要親自去考察酒店.

    九、重視郵輪會議

    郵輪會議和全服務(wù)打包酒店的預(yù)算控制方法類似.如果使用美元支付,郵輪會議能讓你獲得國際旅行的享受,這樣的會議帶上愛人或其他家屬是再合適不過了.

    十、匯率保障

    提前支付國際會議的保證金能確保預(yù)算額不受通貨膨脹或貨幣波動的影響."我們的國際供應(yīng)商一直樂意將匯率固定,而我也樂意接受."精覺說道.