在活動策劃中外出會務對秘書的組織協調、應變能力是一項很好的鍛煉,可對于沒有組織過會務的你接到主管的外出會務要求時會無從下手,這時會議策劃師就要協調好秘書使其發揮主動性和周到性,逐一了解主管對此次會務的需求,組織工作才能一項一項地落實.首先要明確主管對會務的需求

    (1)會務時間.注意落實會務期間每一天晚上是否開會.

    (2)會務地點.一般首選公司的簽單協議酒店,具體選哪家視主管的要求而定.

    (3)與會人員.請主管提供一份與會人員的名單,如有重名或不了解的人員必須向主管確認,如有部分人員不需要參加會議全程的則請主管注意各人的與會時間段.

    (4)會議室.酒店會議室分為圍坐型和教師型,前者是多人共同圍著一張大會議桌落座,后者設講臺,與會人員在下面分排而坐.可以根據會議性質和與會人數選用會議室,應在了解會議室標準座數與加座數量的情況下向主管確認.

    (5)其他會議資源.向主管落實是否需用以下資源:1.筆記本電腦.2.數碼投影儀,使用酒店的數碼投影儀是要付費的而且費用不菲,所以最好提前在公司內準備數投.3白板,提前向酒店落實有無白板(一般不需另行收費),白板筆與白板擦自帶一些備用.

    公關活動有限公司專業從事會議會務策劃,我們擁有最賦創意的策劃團隊、最具實力的演出團隊、最有經驗的執行團隊、最優秀的設計團隊,為企業提供最專業的從事會議會務策劃,包括發布會方案策劃、會場選址、會場布置、舞臺搭建、會場燈光音響配備、節目表演等.我們可獨立完成發布會前期的策劃籌備及后期的制作執行,在會議會務策劃公司業內享有盛譽.