一、工作目標及主要任務

    全力做好有關方案工作,確保座談會的順利進行.主要任務:擬定本組工作方案;負責座談會的接待工作;負責禮品、紀念品、簽到表、座次牌的設計制作;負責準備會議資料;負責座談會期間各項活動的后勤保障工作.

    二、人員安排

    負責人:

    三、會務準備

    (一)場景布置(協助廣告公司):

    (1)40周年華誕展及各專科展牌;

    (2)彩虹門、氣球、橫幅、儀式啟動幻影球、相關牌匾、禮炮、鮮花等;

    (3)音響的調配;

    (4)相關歌曲的準備(國歌、院歌、背景音樂等);

    (5)新院區項目、科研中心、生殖中心啟動儀式及博士后工作站掛牌儀式的相關準備工作;

    (6)"千人宣言"儀式的準備工作;

    (7)頒獎證書的準備;

    (8)院慶工作牌的統一制作.

    1. 會場座椅的擺放

    2. 擺放主席臺;

    3. 準備嘉賓名牌;

    4. 準備嘉賓胸花(院外所有嘉賓)、附院院慶小手旗;

    5. 擺放礦泉水;

    6. 準備會議資料及禮品裝袋;

    7. 在會場一角設薩斯風、鋼琴現場演奏;

    8. 會場衛生間的指示牌(通知資產管理部做好清潔衛生工作).

    資料袋內物品:

    (1)產品介紹

    (2)座談會專題片DVD

    (3)座談會活動手冊

    (4)紀念品

    (二)嘉賓接待

    1. 慶典大會當天提前到大會現場,熟悉嘉賓坐席;

    2. 迎接嘉賓,指引嘉賓到報到處簽到(協助禮儀小姐及義工);

    3. 協助嘉賓領取會議資料及禮品,指引嘉賓就坐(協助禮儀小姐及義工);

    4. 所有嘉賓入場完畢,工作人員到指定區域就坐;

    5. 慶典大會結束,工作人員指引嘉賓離場乘車.

    (三)嘉賓簽到

    1.負責嘉賓簽到(準備嘉賓簽名冊或簽名卷軸);

    2.及時核對到會嘉賓名單(準備一份參加慶典嘉賓名單);

    3.準備文房四寶若干,以便有需要的嘉賓題字;

    4.負責會議資料及禮品的發放及保管工作.

    (注:前一天晚上已到賓館簽到的嘉賓,不再簽到及發放資料袋,只在會場擺放議程單張.)

    (四)應急工作

    1. 負責因天氣等原因主會場轉移工作

    2. 在附院禮堂做好備用會場的準備工作

    3. 突發事件的緊急處理(協同院慶活動應急組)

    4. 現場保健醫生及常用藥品的準備

    5. 由附院員工組成觀眾預備隊伍,約100人,在現場觀眾過少時到場就坐,避免冷場.