會(huì)議通知的種類與方式

　　會(huì)議通知的種類與方式多種多樣，如當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真和電子郵件、郵遞、招貼、廣播、登報(bào)等。每一種通知的方式各有特點(diǎn)，可以根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、參加的范圍、時(shí)間的緩急和保密要求選擇適當(dāng)?shù)耐ㄖ绞?，必要時(shí)可以同時(shí)使用兩種以上的方法，以確保有效性。

　　1.按通知的形式可分為口頭通知和書面通知

　　口頭通知，如當(dāng)面通知、電話通知，具有方便、快捷、即時(shí)的優(yōu)點(diǎn)，但容易遺忘*書面通知盡管需要打印、分發(fā)或者郵寄，手續(xù)較多，時(shí)間較慢，但顯得嚴(yán)肅、莊重，而且具有備忘的作用。重要會(huì)議應(yīng)當(dāng)使用書面通知。

　　2.按通知的性質(zhì)可分成預(yù)備性通知和正式通知

　　預(yù)備性通知先于正式通知發(fā)出，其作用主要是請(qǐng)與會(huì)者事先作好參加會(huì)議的準(zhǔn)備。凡需要事先征求與會(huì)者的意見，或者需要與會(huì)者事先提交論文、報(bào)告、答辯和匯報(bào)材料，或者先報(bào)名然后確定與會(huì)資格的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)先發(fā)預(yù)備性通知；待議程、時(shí)間、地點(diǎn)以及與會(huì)資格正式確定后，再發(fā)正式通知。

　　3.按通知的名稱分為會(huì)議通知、邀請(qǐng)信（函、書）、請(qǐng)柬、海報(bào)、公告等。

　?。?）“會(huì)議通知”用于研究工作、進(jìn)行決策的會(huì)議，發(fā)送對(duì)象是會(huì)議的當(dāng)然成員和法定成員、本機(jī)關(guān)或本單位內(nèi)部的工作人員、下級(jí)機(jī)關(guān)或所屬單位、受本機(jī)關(guān)或本單位職權(quán)所制約的單位。

　?。?）“邀請(qǐng)信”一般用于橫向性的會(huì)議，具有禮節(jié)性，發(fā)送對(duì)象是不受本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位以及個(gè)人，如召開學(xué)術(shù)性會(huì)議或者技術(shù)鑒定會(huì)，以發(fā)邀請(qǐng)信為宜。

　　（3）“請(qǐng)柬”主要用于舉行儀式類活動(dòng)，如開幕式、竣工儀式、簽字儀式等。發(fā)送對(duì)象一般都是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)人士、兄弟單位等，多使用書面語，語言恭敬儒雅。

　　有時(shí)，舉行一次會(huì)議需要根據(jù)不同對(duì)象分別使用“會(huì)議通知”、“進(jìn)諸信”和“請(qǐng)柬”.

　　（4）“海報(bào)”是一種公開性的會(huì)議通知形式，通常采用招貼的方式，主要用于可以自由參加的學(xué)術(shù)性報(bào)告會(huì)。

　?。?）“公告”是一種專門用于股份公司召開股東大會(huì)時(shí)，通過登報(bào)發(fā)出的會(huì)議通知。