展會招展策劃包括哪些內容

　　招展、招商的重要性表現為，只有招到足夠的符合展會要求的展商和客商。展會才能生存；只有招到高層次的展商和客商，才能辦出高品位的展會。招展和招商相輔相成，招展的成功有利于招商的順利進行，招商的成功同樣有助于招展的進行。

　　展會招展策劃一般包括以下內容。

　?。?）展會的簡介

　　簡介是用簡潔的語言，對展會作一個輪廓性的描繪，它要向參展商扼要地說明展會的宗旨、層次水平、功能和發(fā)展前景等。

　?。?）展會組織者

　　展會組織者即舉辦單位，因為我國對國際展實行主辦單位資格認定制，即只有國家有關部門認定的機構，方有權主辦國際展，因此在我國有主、承辦單位之分。沒有主辦資質的機構只能做承辦單位。除了主、承辦單位外還有一些其他相關機構協(xié)助展會舉辦的組織。

　?。?）專業(yè)設置

　　所謂專業(yè)設置就是展覽會的展覽分類和范圍。在招展書中說明專業(yè)設置是要告示擬議中的展覽的內容，潛在的展商可以據此決定是否前來參展。關于專業(yè)設置介紹的詳略，人們有不同的看法。有的認為應該詳細一些，以便于廠商作決策；有的則提出不必過于煩瑣，因為業(yè)內企業(yè)對有關專業(yè)一看便知道。建議視具體情況而定。

　　（4）歷史業(yè)績

　　新加坡的一家著名展覽公司負責人曾說過，第一次舉辦的展覽是很難吸引廠商前去參展。因為會展是一種遠期要約，人們無法事前預計擬議中的展會質量如何，舉辦單位是否有誠信。說服潛在參展商的最好方法就是向他們介紹以往歷屆展覽成功舉辦的情況。歷史業(yè)績部分非常重要，因為它最有說服力。

　　完整的歷史業(yè)績介紹應該包括如下幾個基本數據。

　?、偕蠈茫ɑ驓v屆）展覽會參展企業(yè)情況；

　　②上屆（或歷屆）展覽會參展企業(yè)分布情況；

　?、凵蠈茫ɑ驓v屆）展覽會專業(yè)觀眾到會情況；

　?、苌蠈茫ɑ驓v屆）展覽會專業(yè)觀眾在展覽會中觀看動態(tài)；

　?、萆蠈茫ɑ驓v屆）展覽會成交情況等業(yè)績；

　?、奚蠈茫ɑ驓v屆）展覽會參展商或專業(yè)觀眾對展覽會的評價等。

　　在介紹歷史業(yè)績時如果能用圖表說明，則效果將會更好。

　　（5）參展收費標準

　　參展收費，即展覽空間出租費。這是展覽舉辦方的基本收入，當然也是參展商的基本支出，必然是潛在展商最關心的部分之一。

　　（6）展會宣傳和專業(yè)觀眾組織

　　前面已經說明潛在的參展商是十分在意展會的專業(yè)觀眾的，因為它們是企業(yè)產品潛在的買方。所以，招展書中應玖說明展會組織機構招商工作的打算和實施方案，包括通過什么渠道，什么方式組織專業(yè)觀眾等。

　?。?）服務項目

　　展會期間展覽組織者糧向參屜商提供各種服務。這些服務非常重要，離開這些服務展商工作無法展開。同時服務也是一種競爭手段，組織者提供的服務越多，對參展商吸引力越大。在招展書中，應向參展商明確說明哪些項目是免費服務，哪些項目是收費服務。一方面使參展商有所計劃和準備。另一方面避免出現不必要的糾紛。

　?。?）參展申請表

　　招展書應附參展申請表供參展商填寫，以便展會組織機構掌握展商的信息和具體要求。參展商將參展申請表填報給組辦方。即表明該參展商已有意向參展，但真正參展一般要以支付攤位費為準。

　　（9）其他有關事項

　　招展書的最后還必須將一些參展的具體事項告訴潛在參展商，如展覽的日程安排，與展覽組織機構聯系的方式，以及參展費用的匯款方式和途徑等。日程安排一般分：布展日期、撤展日期、展出日期及每日對外開放的時間。匯款事宜包括匯款對象公司名稱、開戶銀行、銀行賬號。