展覽會(huì)論壇策劃與組織的程序

　　無論是產(chǎn)業(yè)高峰論壇，還是專業(yè)研討合成技術(shù)交流會(huì)等，都有一些共同點(diǎn)主導(dǎo)功能相通、籌備過程相似、組織形式靈活等。下面，將從籌備過程的角度，并結(jié)合一些案例來論述展覽會(huì)論壇的策劃程序。

　　1、進(jìn)行市場調(diào)查  為了保證各項(xiàng)工作的順利開展，主辦單位首先需要成立一個(gè)組委會(huì)或指定專門的工作小組來負(fù)責(zé)論壇的籌備工作。工作小組成立后，第一項(xiàng)工作便是進(jìn)行詳細(xì)的市場調(diào)查，調(diào)查的主要內(nèi)容包括：產(chǎn)業(yè)發(fā)展的熱點(diǎn)問題，近期舉辦的同類展覽會(huì)的論壇議題、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和效果、潛在目標(biāo)聽眾的評(píng)價(jià)和建議。調(diào)查的工具主要有直接郵寄、室內(nèi)研究、E-mail和互聯(lián)網(wǎng)（展覽會(huì)的主題網(wǎng)站）等。

　　2、明確論壇主題  主題是論壇的靈魂，一個(gè)鮮明的主題可能對(duì)潛在聽眾尤其是目標(biāo)專業(yè)觀眾具有強(qiáng)大的吸引力。對(duì)于展覽會(huì)而言，鮮明的論壇主題必須符合以下標(biāo)準(zhǔn)：與展覽會(huì)主題相呼應(yīng)，并能面向目標(biāo)聽眾（主要指參展商和專業(yè)觀眾），有針對(duì)性；超前行業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀與趨勢，有前瞻性；能抓住行業(yè)發(fā)展的熱點(diǎn)和難點(diǎn)問題，有現(xiàn)實(shí)性；對(duì)與合者是難得的教育和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，有實(shí)用性。

　　那么，究競?cè)绾未_定屜覽會(huì)論壇脅主題呢？首先是依據(jù)上面的市場調(diào)查結(jié)果；其次，應(yīng)該積極征詢相關(guān)科研機(jī)構(gòu)和院校專家的意見及建議，當(dāng)舉辦技術(shù)交流性的會(huì)議時(shí)，這一點(diǎn)尤為重要。

　　3、策劃具體議題  主題確定后，接下來的工作便是設(shè)計(jì)具體的議題了。策劃具體議題的基本依據(jù)是論壇的結(jié)構(gòu)和目標(biāo)聽眾的需求。每一個(gè)具體的議題都應(yīng)該具有明確的目標(biāo)。而不是為了湊內(nèi)容，多個(gè)務(wù)實(shí)而富有吸引力的子議題，才能共同支撐論壇的主題。另外，在策劃具體的議題時(shí)，還應(yīng)適當(dāng)考慮未來邀請演講嘉賓的難度。

　　4、構(gòu)建論壇框架  這里所說的“論壇框架”即指展覽會(huì)論壇的策劃方案。其主要內(nèi)容包括：論壇的基本情況，如名稱、時(shí)間、地點(diǎn)和規(guī)模等，論壇的議程和舉辦形式；論壇的目標(biāo)聽眾；演講嘉賓的進(jìn)選和邀請；論壇相關(guān)資料的準(zhǔn)備，會(huì)議招徠；論壇接待安排；論壇召開；現(xiàn)場調(diào)查、茶歌等活動(dòng)安排；論壇總結(jié)；論壇贊助；論壇預(yù)算等。

　　5、邀請演講嘉賓  邀請合適的演講嘉賓對(duì)論壇的成功舉辦至關(guān)重要。一般而言，對(duì)國外的演講嘉賓，要提前半年預(yù)約，并協(xié)助其做好簽證、機(jī)票（有時(shí)候，可由主辦單位購買后郵寄給演講人）等相關(guān)準(zhǔn)備；對(duì)國內(nèi)演講嘉賓，則至少應(yīng)提前2個(gè)月發(fā)出邀請，井協(xié)助其他好相關(guān)準(zhǔn)備工作。對(duì)于重要的演講嘉賓，還應(yīng)制訂“一對(duì)一”的接待計(jì)劃，妥善安排演講人及其家屬的交通、住宿、餐飲等事宜。

　　6、積極尋求贊助  除了從展覽會(huì)收入中劃撥資金、收取門票（會(huì)務(wù)費(fèi)）外，主辦單位還應(yīng)該積極為論壇爭取贊助。由于參加展覽會(huì)論壇的人員都來自于同一個(gè)行業(yè)或聯(lián)系緊密的相關(guān)行業(yè)。因而只要會(huì)議策劃合理、具有吸引力，許多企業(yè)尤其是參展商都愿意為論壇提供贊助。贊助的形式非常靈括：贊助商提供資金，主辦單位則可給予相應(yīng)回報(bào)，如轉(zhuǎn)讓論壇的冠名權(quán)、在會(huì)刊中做免費(fèi)廣告、允許贊助商在會(huì)議期間發(fā)表演講等。當(dāng)然，贊助商也可提供會(huì)議現(xiàn)場的設(shè)備，或贊助與會(huì)代表的午餐或歡迎晚宴等。

　　7、開展宣傳招徠  一般而言，展覽會(huì)論壇的招徠工作可以和招展工作或?qū)I(yè)現(xiàn)場組織工作協(xié)同進(jìn)行，因?yàn)檎褂[會(huì)論壇的聽眾中有相當(dāng)一部分就是參展商和專業(yè)觀眾。在實(shí)際工作中，展覽會(huì)論壇工作人員主要利用四種方式來招徠與會(huì)者，即電話、傳真、直接郵寄和網(wǎng)上預(yù)訂。其中，采用直接郵寄時(shí)，論壇的宣傳材料往往和招展材料放在一起，主要包括論壇介紹（基本情況、背景和亮點(diǎn)）、會(huì)議預(yù)訂表、論壇議程安排等。

　　8、執(zhí)行會(huì)議計(jì)劃  會(huì)議計(jì)劃的執(zhí)行主要指展覽會(huì)論壇的現(xiàn)場協(xié)調(diào)和管理，以確保論壇既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其內(nèi)容主要包括：場地布置和設(shè)備安裝；會(huì)議現(xiàn)場注冊；現(xiàn)場調(diào)度；現(xiàn)場服務(wù)；問卷調(diào)查等。

　　9、完成會(huì)后工作  論壇結(jié)束后，工作小組還有很多善后工作要完成。首先是進(jìn)行現(xiàn)場或會(huì)后跟蹤調(diào)查，以按集聽眾對(duì)議題安排及服務(wù)的意見和建議，從而為增強(qiáng)下一屆論壇的吸引力和改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提供依據(jù)；其次是感謝演講嘉賓和與會(huì)者，如給演講人奇發(fā)感謝信、給與會(huì)者郵寄展覽會(huì)的相關(guān)總結(jié)材料等；另外，在會(huì)后工作小組自身也要進(jìn)行全面、認(rèn)真的總結(jié)和評(píng)估，以期讓下一屆論壇辦得更好。具體而言，評(píng)估的內(nèi)容主要涉及五大方面：論壇的目標(biāo)、論壇的主題和議題、聽眾對(duì)論壇的評(píng)價(jià)、論壇的現(xiàn)場執(zhí)行、收支狀況。