布置會議場地，應考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。

　　例如在提供信息的會議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。

　　在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。

　　再如在培訓會議里，如人數(shù)不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。

　　但若人數(shù)眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

　　會議室會場布置程序

　　會前

　　1、查看會議通知單

　　會議時間、會議地點、公司名稱、會議聯(lián)系人、客人人數(shù)、場租金額、設(shè)備金額、橫幅收費金額、結(jié)帳方式、會議下單人。

　　2、布置會場

　　1)根據(jù)客人要求來布置會場

　　常見會場分為：課桌式、劇院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、會見型、橢圓型(董事會型)、雞尾酒會型、舞臺式等。

　　2)根據(jù)客人要求準備會議用的設(shè)施及工具

　　常用：紙、鉛筆(圓珠筆)、水(茶水、礦泉水)、話筒(有線、無線、立式、座式、耳麥、紐扣麥克風)、舞臺、大白板、馬克筆、投影儀、投影屏幕等。

　　3)會議擺臺

　?、僮雷訑[放、椅子擺放

　　②擺放文具及杯具、信紙、鉛筆(圓珠筆)、紙墊及水杯

　　③擺放要求：會議桌椅橫豎一條線;信紙橫豎一條線;水杯橫豎一條線

　　4)橫幅的擺放及簽到臺的擺放

　　3、會前檢查

　　5)會議桌椅及臺面的檢查

　?、僮酪螖[放是否符合標準

　?、诩垺⒐P、水擺放是否符合標準

　?、蹠h桌椅上無垃圾、污跡，臺面干凈、整潔

　　6)會議設(shè)備檢查

　?、偬崆鞍雮€小時開啟會議有關(guān)區(qū)域的照明設(shè)備，確保全部正常使用。

　　②提前半個小時開啟會議有關(guān)區(qū)域的空調(diào)，保持溫度20度左右。

　　③提前一個半小時調(diào)試會議使用的音響、話筒、投影儀等設(shè)備能否正常使用，如有故障及時通知動力部進行修理。

　　7)工作臺檢查

　?、購秃藭h通知單的所有要求

　?、跈z查工作臺里的茶包、水壺、開水是否充足

　　8)衛(wèi)生檢查

　　①清潔地面衛(wèi)生，確保地面無垃圾、污跡。

　　②清潔會議用的儀器、設(shè)備的污跡和浮灰。

　　9)其它的檢查

　?、贆z查橫幅的擺放及內(nèi)容，確保懸掛對稱、內(nèi)容無錯誤。

　?、跈z查簽到臺“簽到處”、“請賜名片”的標牌，簽到本的擺放是否標準、正確、

　?、蹤z查告示牌，確保內(nèi)容無誤。告示牌表面干凈、明亮。

　　10)人員安排

　　①會議服務人員提前半小時站立門口，迎接客人到來。

　?、谝繇懣刂迫藛T提前半小時到達音響室做好準備，播放背景音樂。

　　會中

　　4、了解會議安排

　　負責會議的人員主動和舉辦會議的負責人聯(lián)系，了解會議議程，便于安排員工進行配合。

　　5、迎接客人

　　1)負責會議服務的員工在會議室門口迎接客人。

　　2)迎接客人的注意事項：

　　挺胸、收腹、直立、雙手放于腰后，雙腳與肩并齊，面帶微笑;當客人到達時，主動向客人打招呼，問候客人。

　　3)引客入位：

　　當客人到達時，引導客人坐上自己的位置，尤其是VIP客人，為客人拉椅協(xié)助客人入座。

　　6、會議期間服務

　　7、會議進行期間，服務員要在會場當班，不能脫崗或自行做私事。如有急事須向領(lǐng)班或領(lǐng)班以上的人員報告。

　　8、為客人添加茶水：

　　客人入座后，應及時為客人倒一杯茶，俗稱“迎客茶”。一般每隔15-20分鐘添加一次茶水。

　　3) 隨時注意所有會議設(shè)備的運作情況，發(fā)現(xiàn)故障立即采取有關(guān)措施。如無法解決要通知動力部協(xié)助解決

　　9、由會議服務員打出會議帳單，詢問前臺是否掛賬，有效簽單人的姓名。