會議過程可能出現的問題及處理預案

　　會議過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會的人員較多，組織者要對會議過程進行控制，需要制定意外事件處理預案以應對會議過程中的突發事件、緊急事件。意外事件易發生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定意外事件處理預案呢？

　　會議前詳細的籌備，可使意外事件的出現降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發生，以下5個方面最有可能出現問題：

　　一、人員

　　會議的重要嘉賓、主持人、演講人、發言人缺席，他們可能會因為生病、其他重要事項而無法出席會議，或者因為交通問題，而無法準時到達會議現場。

　　處理預案：1、為每個重要角色準備后備人選；2、會議前與他們聯系，以確保無缺席情況出現，安排會議接待人員及時反饋交通、天氣變化；3、及時調整會議日程，例如增加提問時間，以應對某個發言人的缺席。

　　二、場地

　　會議場地可能會出現的意外情況有：因其他緊急安排，使預定的會議室無法按時提供；為參會人員預訂的客房不足；會議場地的設備突然出現故障，如空調系統故障、網絡系統故障等；停車場不足，等等。

　　處理預案：大型會議的場地出現意外，最難處理，因為會議通知已經發出，大量參會人員已經匯集過來了，很難準備一個備選地點，因此，會議場地在選擇時，一定要選擇有信譽的地方，以降低出現意外事件的可能性，一旦出現意外，要能為大家及時提供備選場地，或者是備選日程安排。

　　三、音像輔助設備

　　音像輔助設備也較易出現問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統故障，等等。

　　處理預案：在會議籌備時，一定要了解會議的音像輔助設備的狀況，保障設備能夠運轉，確保能及時找到設備維護的人員或服務商，必要的情況下，要準備備選設備。組織者在參會時，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。

　　四、會議資料

　　會議資料可能會出現短缺；或者因為復印設備、打印設備的故障而無法按時按量提供；會議相關印刷品的供應商，可能無法按時將資料送達，等等。

　　處理預案：要事先了解會議場地附近能夠提供資料打印、復印的場所；會議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時無法解決，要及時向參會人員進行解釋，并說明能夠提供資料的時間或備選方法。

　　五、其他意外情況

　　其他可能存在的問題，如參會人數不足，或超過預期；突發安全事故，等等。