一、新聞發布會的舉辦日期、地點以及新聞點等要提前確定好。 

注意事項：發布事件日期要合理安排，配合促進自身對外宣傳，挖掘新聞點、制造新聞效應、千萬不要與重大新聞事件撞車。正式新聞發布會前20天這個步驟就應該完成，最好控制在15天左右，為了不影響下一步工作，邀請函制作的同時就應該預定會場了。

二、 確定包括廣告公司、領導、客戶、同行、媒體記者等組織者與參與人員，與新聞發布會承辦者協調規模與價格，簽定合同，擬訂詳細邀請名單、會議議程、時間表、發布會現場氛圍布置方案等。 

注意事項：這一個步驟主要由主辦者提出要求，新聞發布會承辦者具體負責。 

三、按照邀請函上的邀請名單，安排人員進行分工合作，來發送邀請函和請柬以此確保重要人員不因自身安排不周而缺席發布會。對于確定要來的信息進行整理，制定參會詳細名單，以方便下一步安排。 

注意事項：這一個步驟一定要計劃周密，有專人負責，適當放大邀請名單，對重要人物安排專人進行對接服務，并準備好Plan B，確保新聞發布會參與人的數量和質量。 

四、禮品采購，主持人、禮儀人員和接待人員最終確定，并進行培訓和預演。設計背板，布置會場，充分考慮到新聞發布會會場的每一個細節，比如音響和放映設備、領導的發言稿、新聞通稿、現場的音樂選擇、會議間隙時間的余興安排等。 

五、正式發布會前提前一到兩個小時，檢查一切準備工作是否就緒，將會議議程精確到分鐘，并制定意外情況補救措施。 

六、按計劃開始發布會。發布會程序通常為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布發布會開始和會議議程、按會議議程進行、會后聚餐交流、有特別公關需求的人員的個別活動。 

七、對媒體發布情況進行監督，整理新聞發布會音像資料、收集會議剪報，制作發布會成果資料集（包括來賓名單、聯系方式整理，發布會各媒體報道資料集，發布會總結報告等），作為企業市場部資料保存，并可在此基礎上制作相應的宣傳資料。 

八、最后很關鍵的一個步驟就是一定要評測本次新聞發布會的效果，對信息進行收集反饋，總結經驗教訓。