通過仔細富有想像力的策劃，可以在很多領域減少成本。

 

1、設施與各供應商

活動中的產品供應商在一年中會由于其產品被廉價租用而出現一段時間的停工。尤其是，劇場產品在使用壽命周期即將結束的時候就可以重新作為現成的裝飾和布景來源。比如像年度活動“悉尼同性戀節”這樣的節日經常會進行設施儲備以供租用。

  2、以貨代款的贈品

很多組織協調活動以獲得交互推廣的優勢。如果一個組織可以在活動中得到娛樂表演和產品推廣的機會，那么娛樂招待花銷將會很便宜。比如，麥夸利馬什斯音樂節上一家小型酒類公司——布拉德伍德答應將自己的酒免費提供給先于活動舉行的聚會上的媒體和朋友——以作為在活動中獲取銷售酒類權利的交換條件。

3、推廣活動

一次新的活動可能需要一筆可觀的廣告預算，主要來自門票收入。活動項目經理的目標就在于盡可能地將成本減少。已經創立的活動通過“口頭語言”就可以完成所有的必要工作，需要很少量廣告推廣。例如，一年一度的“伍德福德民間節”大概需要2307美元的預算，但幾乎很少用于推廣活動，原因在于它已經在目標觀眾中建立了很好的聲譽。活動中的創新越多，獲得免費推廣的機會就越多。例如悉尼Short Films的熱帶節由于吸引了眾多影星而獲得了巨大的免費廣告推廣的機會。

4、志愿者

可以通過雇傭志愿者代替付費員工以減少成本。發軍志愿者的全部能力是很重要的。可能在活動策劃進展時需要一些新技能，因此應對這些志愿者的能力考核成績進行評價。對于慈善活動，志愿者經常將成本作為可減稅的捐贈。

5、租賃費用

大型基礎結構部分，比如帳篷和發電機以及發布為新聞標題的服務可以在其他大型節日和活動中加以利用，使其租用成本降低。例如，澳大利亞巡回舉行的大型文化節，包括墨爾本藝術節和澳洲阿得萊德藝術節，可以為任何國外演員提供節日巡回演出。這樣成本就被所有的節日分攤了。

  6、成本中心優先排序

有些時候削減成本是很必要的。如果活動中某一方面發生了巨大變化或根本不存在了，你必須預見其對整個活動的影響。這在項目管理中稱為“敏感度分析”(Burke 1993)。評估由活動中成本變化帶來的影響構成，而且根據影響的大小，把成本中心排一個優先次序的單子。例如，敏感度分析可以應用于衡量對免費的項目進行收費帶來的影響。雖然這樣做可以大大提高收入，但也會對贊助和觀眾滿意度產生消極影響，這種影響會轉變為收入減少。