一、進場前準備工作

1.了解活動當天是否有其它活動進場或撒場，對方的時間安排（尤其是酒店內(nèi)的場地常會有此類情況，多個活動同期或交叉舉行)。

 

2.了解進撤場有幾個通道可以使用。

 

3.了解有沒有備用進場通道可以使用。

 

4.在場地被其它會議活動占用的情況下，要與場地方溝通清楚對方的清場結束時間。

 

5.確認貨車進貨位置。

 

6.確認上貨電梯位置、電梯空間。

 

7.了解進場是否需要借助運輸工具。

 

8.確認進場當天的場地方或酒店方負責人聯(lián)系方式。

 

9.確認各對接口負責人聯(lián)系方式。

 

10.了解辦理相關進場手續(xù)的時間、方式、要求。

 

11.進場拍照，留存數(shù)據(jù)。搭建前期先拍照，便于后期場地恢復。

 

了解完以上信息，并對活動進場前準備工作做出合理規(guī)劃，避免進場過程中被占用進場通道和布置場地 。

 

 

▲年會活動彩排

 

二、活動進場的流程

1.通知各合作方具體的進場時間、地點、對接人聯(lián)系方式、進場口及相關注意事項。

 

2.在進場條件有限的情況下，合理安排進場。

 

3.進場安排的原則是不要讓所有合作方統(tǒng)一時間到場，應從難到簡安排。優(yōu)先安排設備方進場，減少進場消耗時間，壓縮搭建時間。其次，安排現(xiàn)場布置方進場，減少進場通道或貨梯的占有時間。再次，安排其它小物料供應商進場，減少現(xiàn)場占用。最后，注意溝通好分工，不要等所有物料到齊才開始搭建。