1、活動開展前與場館方的溝通

　　
場館方是場地的管理者，在場地上實施任何活動都要經過他們的同意。我們租用或借用場地的直接目的就是為了舉辦活動，在這個過程中會有許多地方需要場館方配合。但是場館方對自己場地的使用過程也有很多規定。所以由于溝通上的疏忽，在以前的活動開展過程中經常會出現我們的要求和場館的規定發生沖突的情況。這不僅影響了我們和場館的關系，更重要的是往往會因為這方面的原因而耽誤活動的正常進行，最后是得不償失。

　　
例如前段時間我們在一個五星級賓館的會展中心做一個活動，由于前期籌備的疏忽，我們忘了給主持人準備礦泉水。但是當時會場上也沒有水，只有會場的門口放了一臺飲水機。沒辦法我就在飲水機上倒了一杯水想讓主持人先解下渴，但是卻被門衛攔住了，說會場內不讓帶水，開始以為不讓帶紙杯是怕在會場內到處亂扔，但是想不到他們連瓶裝水也不讓拿進去，非要主持人自己出來喝。和門衛說不通我就去找他們的負責人，想讓他們酒店的服務員給主持人倒兩杯水，但是負責人又說按照協議內容他們不為活動提供茶水服務。最后沒辦法，我只能從外面買了兩瓶水，放在背包內偷偷的拿進來。臨沂慶典公司  臨沂開業慶典公司

　　
這本來是件很小的事，但是由于事先沒有充分的溝通才會出現這種不必要的麻煩。所以在活動開展之前，先要把我們在活動中需要場館配合的地方一一羅列，事不懼小。另一方面，也要讓場館方把自己的規定說清楚，有什么沖突的地方盡量會前協商解決，不要等到事件出現了才去談判。一旦活動進入實施階段，我們可和場館耗不起。

　　
2、文件檔案管理

　　
這一點在工作計劃中已經提到過，現在之所以再次提出是因為在我所經歷過的和了解到的很多活動中，在對文件檔案的管理方面并不是很重視，經常會被忽略。但事實上，對于文件檔案的管理在活動的執行過程中和活動的后期工作中都有著非常重要的作用。項目管理者聯盟，項目管理問題。

　　
活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關合同協議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關證件票據等幾個方面。當我把這些文件檔案羅列給大家看的時候，他們的作用我想大家心中已經明了了。也許，在你沒有羅列之前，你還不會想到會有這么多的文件需要我們去管理。但是我要說的并不僅僅是讓大家來充分重視這件事，有專門的人來管理這些檔案文件當然是非常必要的。但是在管理過程中還應積極的去學習和發現在檔案文件的管理中的重要方法。因為檔案文件的管理并不是一件容易的事，我們對他們的管理并不僅僅是確保他們不丟失，而事實上在活動的執行期間各種事項都會隨時變動，對于這些變動的及時更新也是一個非常重要的工作。另外，更重要的是如何讓他們在活動的過程在各個需要他們的工作人員中及時傳遞。

　　
由于對文件檔案的管理不善而使活動推遲、忙亂的例子我就不用列述了，我想每位參與過活動執行的人都會有或多或少的經歷。所以，希望我們在以后的活動管理中能夠充分重視對于文件檔案的管理。

　　
3、財務管理

　　
每次活動的舉辦都會需要很多東西，其中有些是我們自己的，有些是專為本次活動購買的，有些是租賃的或借用的等等，總之會涉及到很多東西。同樣，在實施各項活動的過程中也會產生很多開支，有些是預算內的，有些是臨時產生的。因此，在很多活動完結之后結算時才發現實際開支比預算要多出很多來。所以，對于財務的管理就顯得尤為重要了。

　　
第一，活動過程中各項財物的使用和消耗、活動后各項財物的安置和處理。因為活動現場的人員繁雜，所以財物丟失的事也時有發生，在對財物的看管上應該特別注意;由于很多財物都是服務于各種獨立的活動，所以每次活動完結之后就經常會被大家把財物和活動一起拋到腦后了;活動完結之后，經常會產生很多“項目資產”，如何對這些資產進行合理的安置和處理，防止他們意外的丟失和被“降級處理”，也應該是個值得考慮的問題。

　　
第二，活動過程中工作人員的花費開銷。在活動的執行期間，幾乎每位工作人員都會或多或少的發生各種各樣的開銷，對于這種開銷如何處理，算工作花費，還是個人消費，也是一個值得每位管理者重視的問題。活動過程中，每個工作人員在執行自己的工作過程中很多時候都會發生一些開支，當他們不敢確定某項開支應該公司報銷還是自己承擔的時候，多數會選擇不去做這些工作或者猶豫很長時間才去做。這就非常影響工作的正常進程。所以，在每次活動開始之前，最好先制定一個合理的財務報銷制度，并把它向員工說清楚。以此來解除他們在工作過程中的各種疑慮，以便提高工作效率。

　　
第三，關于活動過程中的財務成本管理，這里就不加詳述了。

　　
4、活動結束后的收場工作

　　
這是每次活動的主辦方最容易疏忽的地方，往往活動開始前風風火火，活動進行中緊緊張張，可是到了活動結束之后大家都有“終于可以松一口氣”的懈怠。每到這個時候，從負責人到工作人員都會有種事情終于完結的錯覺，有些工作人員甚至會和觀眾一起一走了之，完全忘了還有收尾工作要做。所以很多主辦方事后都會出現丟失物品的現象。

　　
所以，為了保證活動順利收尾，防止物品丟失，也為我們的辛苦劃上一個完美的句號，在活動開始之前一定要把收尾工作安排妥當，分配到人，責任明確。到時候就不會出現亂場的情況了。

　　
5、關于總結報告

　　
這一點在“活動的評估和總結”中已經提到過，但是在文章的最后還是想再向大家建議一次。項目總結與評估是指對已經完成的項目的目的、執行進程、效益、作用和影響所進行的系統的、客觀的分析;通過項目活動實踐的檢查總結，確定項目預期目標是否達到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標是否實現，從而總結經驗教訓，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達到提高投資效益的目的。

　　
我想說的是，總結是進步和成功的捷徑，希望我們每一位活動的主辦者和工作人員都能在每次活動完結之后，認認真真地做一次總結。而且這個總結并不僅僅是管理人員的總結，而且應該是全體參與活動策劃和執行的所有工作人員的總結。

　　
組織一臺大型文藝演出，或者大型運動會開幕式和閉幕式，以及一系列的促銷、公關活動，雖然形式內容千差萬別，組織方式也不盡相同，但是這些活動的組織者往往用一種相似的方法來管理這些不同的項目，管理學術界把這種相似的管理方法總結概括為大型活動項目管理體系。

　　
但是雖然這樣，我們并沒有在大型活動的管理方面作過太深的理論探討，致使大型活動的管理經常處于不規范管理狀態，而且大多說管理人員都停留在實踐經驗階段。本文也只是膚淺地提出了“角色管理”的概念，但是其他的方面多屬于經驗方面的總結，對于理論方面實在是汗顏。今天之所以提出來和大家探討，亦是希望能合大眾之力為我國的大型活動管理作出點滴貢獻。

　　
由于項目管理成效顯著，已經被廣泛應用到建筑、金融、財務等各行各業。大型活動也是一種項目，我們也希望能夠在大家的友好合作中盡快完善大型活動的項目管理制度和方法，盡快提高我國大型活動的管理水平。