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濟南定制年會活動策劃公司

發布日期:2020-10-15  發布員:濟南慶典公司

會議策劃既是一個很簡單的問題,也是一個很復雜的問題。從古到今,人們一直都在不間斷地組織各種會議。小到家庭會議,大到國際會議。“年會”作為國際國內會議市場一個重要的會議類型,有規模大、影響力強的特點。因此,要想搞定年會策劃,需要縝密的前期策劃和組織。
 
美國每年舉辦年會超過13700個,而單個會議的與會人數多達數萬人,甚至十幾萬人。美國的年會市場能夠運作得如此成功,與會議組織機構及其合作伙伴(會議管理公司等)強大的策劃組織能力息息相關。目前,我國年會市場還存在許多問題,策劃組織能力不強是其中一個主要原因。
 
縱觀發達國家年會舉辦如此成功,有幾點值得借鑒:
 
一、與專業機構合作
 
專業公司經驗豐富,專業人才多,策劃運作能力很強。由專業機構策劃的會議往往事半功倍,效果也會大大提升。
 
二、與政府機構的合作
 
無論是全國性的年會還是國際性的年會,一般來說在業內都有一定的影響力,因此年會對各地政府甚至是國家政府有關部門都會有很強的吸引力。現在,我們國家很多城市都很注意吸引國際會議到本地區召開,而我們講的一般意義上的國際會議,指的主要就是國際協會類機構的年會。只要具有一定規模和影響力的年會,基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前為止,我國已經有數十個城市出臺了會議產業扶持政策,每年的扶持資金多達數億元之多。因此,注重加強與政府部門機構的合作,是我們成功舉辦年會必不可少的一部分。
 
三、加強市場調研并提出針對性解決方案
 
發達國家很多行業舉辦年會都已經數十屆甚至上百屆,已經成為了名副其實的品牌會議。一個品牌會議可以一直受到業界追捧,與會議組織機構重視市場調研,重視會議代表的感受和要求是分不開的。發達國家年會的日程及議程安排完全可以用豐富多彩來形容。不同類型、不同職務、不同年齡段會議代表的不同訴求一般都能得以體現,連與會家屬的訴求也不例外。
 
四、注重會議城市、會議酒店選擇與會議附加活動的安排
 
 
據美國會議市場的調查數據顯示,在影響與會代表決定是否參會的“重要因素”選項中,“會議場地”和“會議附加活動”已經超過“會議內容”排在了前兩位。會議的附加活動種類很多,合理搭配、組合以及每年的調整、變化顯得尤為重要。
 
五、注重細節服務
 
把會議中出現的每個細節都做好,做好會議就不會太難。因為會議就是由無數個細節組成的,會議嘉賓、會議代表、會議贊助商等的感受同樣也是由一系列細節相加而成的。因此,做好會議細節工作,是所有會議組織機構、會議工作者都必須掌握的技能。
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