搭建活動策劃構想的框架，并了解活動策劃在空間上的所有有求（包括供應商搬人設施、安裝，排練、正式活動策劃、拆卸設備以及運走設備所浦的空間）后，找到最佳的活動策劃場所就不難辦了。當活動策劃場地完全符合你的需要時，你會產生一種強烈的共鳴。這是一種長期的經驗累積出來的直覺，它會告訴你是否找到了你苦苦追尋的目標場所。那些不符合你的活動策劃構想的場所，只要你一踏足，就能感覺出來。

 

　　在開始尋找活動策劃場地前，要進行活動策劃構想，制作活動策劃規劃表，（這將作為你舉辦活動策劃的藍圖）深人了解活動策劃空間、活動策劃以及供應商的偏求。這樣，你就可以牢牢地記住，什么條件才能最大限度地滿足活動策劃的首要要求。如果活動策劃的首要要素不具備，那么其他要素 ― 雄偉的建筑、精致的陽合、雕梁畫棟、富麗堂皇 ― 再完美也無關緊要。

 

　　正如房地產業流行的一句話，位置決定一切。活動策劃會場的位置選在哪里極其重要，這將決定活動策劃的成敗。

 

　　以某次為老年人舉辦的展覽會為例。展覽會在某大型會展中心舉行，該會展中心分為南北兩個會場。北會場相對較舊．但是去展廳較方便，停車場也在附近。南會場相對較新，但是從停車場要步行 20 分鐘才能到展廳。在本例中，展覽會選在南會場舉辦，但因其目標群體是老年人，北會場應該更合適。當時南會場還在舉辦大型花卉展，在那里可以買到各種各樣的植物。此外，該次展覽會的客人和參展商要從停車場步行到展廳，返回時還要帶著購買的沉甸甸的東西，而且會展中心又不像酒店一樣配有行李員，因此選擇南會場舉辦展會就十分不便。這樣的安排不僅使客人和參展商感到疲憊，而且還使參展商的成本增加了，從而導致了出席人數的減少，同時由于大多數客人在沒有任何幫助的情況下很難將重物搬進車里，銷售量也會下降。可見，活動策劃地點必須與活動策劃類型相符，并盡量使客人容易到達。

 

　　某單獨展（即單一犬種比賽）每年要在多倫多演出兩次。這個活動策劃極受歡迎。展出會場有地下停車場，參加展覽的客人可以把外套留在車上，乘電梯上去直達展出現場。展會的組織人員為方便客人購物還提供手推車。過道很寬敞，也方便輪椅通行。如果購買的東西太多，推車裝不下，手里也拎不了，還可以把東西存在正門旁的存包處。如果客人有需要，會場還提供把購買的東西送到車上的服務。展出會場隨處都設有可供休息的座位。飲水處還有滿足不同消費層次的幾個茶點區。此外，會場的衛生間設備良好，有方便嬰兒更換尿布的設施和殘疾人專用設施。這里處處都讓人感到舒服愜意，令人完全放松、毫無壓力，主辦方細心周到，因而人們都非常期待參加這樣的活動策劃。

 

那些適合活動策劃構想的場所是怎樣的？

 

　　活動策劃會場的選擇并不僅僅局限于酒店、會展中心或餐廳。有些精品服飾店也可以借來舉辦私人雞尾酒會或招待會。但是在活動策劃之后要舉辦一場時裝表演來介紹他們最新款的服裝。有些精品店甚至附帶廚房設施，這樣一來，就為提供長飲服務帶來了便利。此外，還也可以租用快艇、室內溜冰場、機場飛機庫來舉辦活動策劃，或者租用軍械庫、博物館、美術館來舉辦晚會。你可以在停車場搭建帳篷或者在覆蓋好的網球場甚至是酒店的天臺舉辦活動策劃。私人俱樂部、飯店或空閑倉庫都可以在徹底改造后用來舉辦活動策劃。唯一能限制你的就只有想象力和預算了。如果想讓活動策劃場所不對外開放，可能要額外支付一些費用。在選擇活動策劃場所的時候必須要考慮到這一點。如果這樣做的費用較高，也可以找一處有包房的會場，這樣就不用包下整個會場，；灑只租用包房來招待客人。當然，最重要的是找到符合你情況的場地。例如，頂高 30 英尺（約合 9 . 14 米）并帶有四個大壁爐的飯店就是舉辦冬日燭光晚怪或圣誕主題婚札的最佳場地，這樣在夾層樓就可以俯瞰到宴會廳。

 

　　有經驗的活動策劃策劃師憑第六感就可以知道，他們是否找到了可以為活動策劃增添活力并滿足活動策劃及物流各項要求的場所。這是他們一走進活動策劃會場，就能看到、感覺到和想象到的。如果他們找到最合適的場地，他們的內心就會有一種感覺，正如古迪洛克所說，“恰到好處”。她不會退而求其次，她只要正合她憊的。這也正是你在策劃特殊活動策劃時必須要做好的。

 

　　在世界很多地方，高級喂廳通常會為了舉辦私人活動策劃而暫停營業，但是也有些棍廳并不認同這種做法，因此他們可能不會為了你的活動策劃而暫停對外開放。棍廳最擔心的是客人一旦被拒絕，就不會再來了。下面這些建議有助于打消任何顧慮。因為涉及到費用問題，這些都是可以與棍廳協商的。有些費用播要食廳來承擔，而有些費用則由你負責。要提前弄清楚都涉及哪些費用，在合同中列出來，并把你要承擔的費用添加到成本表中。

 

　　要了解該場地在你的活動策劃舉辦前都有哪些具體安排。確保安裝設備和布置場地的時間在合同中已有明確規定。例如，有一個絕佳場所，經常被用來舉辦特殊活動策劃，而且也常常用來舉辦婚禮。對此你必須了解，在你進駐場地之前，該場地有什么安排，同時要確保留有足夠的緩沖時間。在你進行活動策劃場地布置之前，可能會碰到婚禮彩排。婚禮彩排非常麻煩，因為它通常不按時開始，或者進行到很晚，所以會造成拖延。你必須事先意識到這個問題，確保婚禮舉辦方充分考慮到你的場地布置時間，以免產生沖突。他們意識到了時間安排的重要性，才不至于令彩排虎頭蛇尾。

 

　　為了找到適合的活動策劃地點，盡量把一切做到完美無瑕，花費時間和精力都是值得的。如果是舉辦戶外活動策劃，就要知道日落的時間，以適當配合雞尾酒會的時間。這樣一來，不需要花費額外費用就可以欣賞到壯觀的日落景觀。另外，不要忘記了解一下天氣情況，你總不想正值雨季的時候舉辦戶外活動策劃吧？

 

　　每個季節都有自己的天氣特點，在確定活動策劃場所和預算時，要把這些因索考慮進來。即使我們無法預測天氣，也可以做到未雨綢繆。客人的舒適程度和第一印象始終是至關重要的。如果在國外舉辦會議的話，選擇在淡季最合適不過了。在你預訂場所前，要考慮到天氣狀況會給會議造成的形響。你不會想在咫風時節在加勒比海或佛羅里達州，又或是在時有洪水和留電交加的攀雨天的亞利桑那州舉辦活動策劃吧。在你最終作決定之前，與當地的旅游部門取得聯系，弄清楚當地以前的天氣情況，像氣溫、降水和濕度等。要掌握官方的天氣數據，因為數據是可以得到的，而不要僅僅接受口頭報告。

 

　　盡管在你舉辦活動策劃的同期，當地沒有下雨或下雪的舉辦露天活動策劃時，天氣情況更是至關重要，尤其是在較涼的氣候條件下。戶外活動策劃還要考慮取暖問題。很多次戶外的晚會都選在可以俯瞰南加利福尼亞浩瀚海洋的懸崖上舉辦，這時候獨立式的取暖設備會讓客人感到無比舒適。這里的景色優美，想象一下，客人聽著古典吉他演奏，銀色的月光在柔和的浪花上翩翩起舞。這種奇妙的場景在宴會廳里是無法營造的。然而，這種優美的場景卻不適合舉辦靜拍會式的籌款晚會，因為晚會上要展示拍品，也不適合視聽、舞臺或演講等活動策劃。活動策劃場地的選擇關鍵是要與活動策劃內容和客人相吻合。