一、會議預備

（一）、會議資料預備留意事項：

 

1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次預備好，留意區別參會人員的人物（如分紅會議掌管、參會領導、參會一般人員），資料依照人員人物別離預備。

 

2、會議資料較多時，需求依照會議議程將會議資料按次第排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，便利參會人員閱覽。

 

3、當參會各人員因人物不同需求不同的資料時，應當依照人員或單位將資料以文件袋裝好標示資料歸屬人員或單位，便利參會人員收取。

 

4、若需求給參會人員發放紀念品或禮品等，應當與會議資料一起預備好，置于資料文件袋中一并發放給參會人員。

 

（二）、會議告訴留意事項：

 

會議告訴分為口頭告訴和書面告訴，其間口頭告訴只適用于參會人員較少的非正式會議，書面會議告訴需留意以下幾點：

 

1、正式的書面會議告訴應包含：扼要的會議議程闡明、參會人員、會議時刻、會議地址等。

 

2、書面會議告訴應經過正式途徑發送給參會人員，如OA體系、電子郵箱、網站發布等，如有必要可另行電話告訴參會人員。

 

（三）、會議議程組織留意事項：

 

1、正式會議開端時一般需求解說會議全體流程，將會議分為幾項內容，如作業匯報階段、評論階段、作業組織階段等。會議流程介紹需求收拾成正式文檔作為會議掌管的資料裝訂好，一般情況下沒有會議掌管人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。

 

2、組織會議議程時應考慮到會議時刻，盡量將會議時段組織在正常作業時段內，如9：00-11:00或許15:00-17:00，如果是跨天的會議或許占用中晚餐時刻的會議需求考慮是否組織餐宿問題。

 

（四）、會場安置留意事項：

 

1、正式會議的會場應提早組織好，并在書面會議告訴中奉告參會人員。

 

2、正式會議一般需求組織好參會人員的坐席并預備好參會人員的銘牌，在會議開端前排好坐席及銘牌。

 

3、關于組織好坐席的會場，應將會議資料袋在會議前擺放在坐席上。

 

4、需求用到視頻放映或許開視頻會議時，要調試好會場的投影儀、調音臺、幕布、麥克風等器械。

 

5、留意各項會場的環境要素，例如溫度、燈火等，依照實際情況調整好。

 

6、會議組織人員應預備好各項會議記載東西，如相機、攝像機、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結作業。

 

（五）、現場組織（人員進場時）留意事項：

 

1、會議開端前在會場入口處建立接待處，預備好報到表，對參會人員報到。

 

2、會議資料較少時可在參會人員報到時分發給參會人員。

 

二、會議中

（一）會議記載留意事項：

 

1、組織好專職的會議記載員，對參會人員的講話進行記載（特別是評論性質的會議），記載內容會后留底。

 

2、組織專人拍攝（攝像、錄音），會后留底。

 

（二）會議服務留意事項：

 

1、成都會務公司組織專人（會議組織人員或物業人員）擔任茶水服務。

 

2、舉行大型會議或視頻會議時，組織專人擔任操作麥克風、調音臺、投影儀、視頻設備等。

 

（三）其他留意事項：

 

1、參會人員就坐后提示悉數參會人員封閉手機或調成靜音。

 

2、會議時刻較長時，可適當組織半途休息時刻。

 

三、會議后

（一）收拾會議記載：

 

1、收拾好會議中的文字記載和圖片、視頻、音頻記載，進行存案。

 

2、完結會議總結資料，資料內容應包含：會議議程各項內容、首要人員講話資料、會議評論內容和總結性定論。

 

3、收拾完結會議總結資料后報領導批閱，將批閱經過的資料分發至各參會人員遵照執行。

 

3、重要會議完畢后可考慮在網上發布會議相關新聞。