濟南電話會議程序？
發布日期：2016-04-12 發布員：濟南慶典公司
1、準確發出開會信息。會議的內容和時間確定后，應及時向參加單位發出通知，傳遞會議的有關信息。
2、要特別說明是否需要設立分會場。如要求一個單位的若干人員參加會議，就要設立分會場，而且要事先明確分會場的召集人。
3、要強調準時到會。電話會議是一種實時交談的會議，任何一方都應當在同一時間參加會議，否則將影響信息的交流和獲取。
4、認真分發會議書面信息材料。電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實現文字的同步傳輸，需要做好會議局面信息的分發工作。對于要在電話會議中討論的文件，可在文件上標明討論的順序編號和標題，事先通過傳真發送給與會人員。會議進行中還可補充傳遞有關文件信息。
5、合理安排會場信息傳輸設備。電話會議一般設主會場和分會場。召集方設主會場，其他參加會議的單位設分會場。為了使分會場的每個與會人員都能清楚地聽到從其他會場傳送來的話音，并能方便地表達自己的意見，各會場應裝有擴音設備和話筒，并與電話機連接良好。人數較少或單位個人參加會議，可直接使用帶有免題揚聲器的電話機。會議設備在會議開始之前要認真調試，確保性能良好。
6、按時接通電話。所有參加會議的人員應至少提前5分鐘進入會場，做好充分的準備。會議時間一到，由召集方以主叫的方式接通與會各方。互相通報出席情況。電話全部接通后，會議主席宣布會議開始，要求各方相互通報姓名、職務。
7、做好會議記錄。用錄音電話系統記錄會議信息，會后整理成書面記錄材料。電話會議的錄音帶和書面記錄整理稿都要歸檔保存。
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