會議室一般是一間寬敞、明亮且有一定隔音效果的獨立房間。房間正中應當擺放一張圓形或橢圓形的會議桌，并有若干張座椅圍繞在桌子周圍。主席的座位應當在橢圓弧形的兩極位置，主席的背后應避免有窗戶或門。因為主席在開會時通常成為與會者們的注視焦點，而窗戶或門又極容易吸引與會者們的注意力從而大大減弱了他們對主席的注意力。主席背后一般為一些公司宗旨的語句或公司高層重要人物的題詞。另外，如果有投影儀，投影幕也應當放置在主席的背后。會議室需要有一只掛鐘，一般掛在主席對面的墻上，這樣可以讓主席隨時掌握時間，控制會議的節奏。主席兩側的墻上可以有一些關于公司內容的照片或語錄，如果希望在會議上營造一種比較輕松的氣氛，也可以用一些優美的大張圖畫來代替。適當擺放一些盆裁植物。

 

會議桌上要放一兩盆藝術鮮花或藝術絹花，盡量不放其它物品。以上均為會議室的必備布置，除此之外，還可以根據具體情況放置所需的其他物品，如，飲水設施、視聽設備、展示公司榮譽的櫥柜。當然，會議室不是展覽室，除了必不可少的以外物品理應越少越好。