媒體記者到會(huì)一般有兩種情況：一種是會(huì)議本身影響力較大，媒體記者主動(dòng)駐會(huì)采訪;另一種是會(huì)議主辦方主動(dòng)邀請(qǐng)媒體記者來參會(huì)。無論是哪種情況，對(duì)媒體記者的接待工作都不容小視，需要注意以下幾方面：

1.接待媒體記者的工作程序主要包括：

接待前的準(zhǔn)備、媒體記者的注冊(cè)簽到、為媒體記者安排介紹會(huì)以及收集會(huì)議期間的媒體報(bào)道、積極準(zhǔn)備媒體溝通會(huì)（或記者招待會(huì)）。

2．對(duì)媒體記者的采訪活動(dòng)實(shí)施管理 

會(huì)務(wù)組要安排專門人員或部門（如新聞中心或宣傳組、聯(lián)絡(luò)組、公關(guān)組）負(fù)責(zé)管理會(huì)議期間的采訪活動(dòng)。采訪活動(dòng)的管理主要從以下幾個(gè)方面著手：一是明確提出會(huì)議期間進(jìn)行采訪的要求；二是限定采訪區(qū)域；三是限定采訪時(shí)間；四是安排好會(huì)議間歇期間的采訪；五是落實(shí)媒體工作人員的安檢工作。

3．接待媒體記者的注意事項(xiàng) 

會(huì)議接待人員在接待媒體記者時(shí)應(yīng)注意：一是掌握會(huì)議信息的保密度，要求會(huì)議接待人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容涉及的機(jī)密問題，應(yīng)嚴(yán)守保密原則，既不能在新聞稿中泄露機(jī)密，也不得將機(jī)密信息透露給媒體記者；二是正確對(duì)待媒體的負(fù)面報(bào)道，這就要求會(huì)務(wù)組在得知媒體對(duì)會(huì)議的負(fù)面報(bào)道之后采取正確的處理方法，如請(qǐng)公關(guān)家或會(huì)務(wù)組織方的公關(guān)小組調(diào)查分析媒體進(jìn)行負(fù)面報(bào)道的原因所在。